Byråkrati får inte stå i vägen för forskning och utbildning

Jag är tillbaka från julledigheten och ser fram emot att ta itu med forskning och undervisning. Men innan dess måste jag beta av administration som inte hanns med före jul.

Det börjar med en reseräkning. Systemet drar långsamt i gång. Gränssnittet ser ut som om det vore byggt i MS-DOS. Inget är intuitivt. Något blir fel, men systemet talar inte om vad. Till slut måste jag be om hjälp. Med stöd från kunniga kollegor inom administrationen går det till sist att skicka in reseräkningen.

Därefter ska min hemsida uppdateras. Trots långa instruktioner visar det sig snart att information som redan matats in i ett annat system måste fyllas i igen. Rad för rad. Samma uppgifter ännu en gång.

När nya ansökningar ska skickas in upprepas mönstret. Olika finansiärer, olika system, samma information. Systemen talar inte med varandra. Att bjuda in en internationell samarbetspartner kräver ofta särskild handledning – inte för att forskningen är komplex, utan för att administrationen är det.

Behövs denna blankett? Behövs denna information? Och hur kan vi göra det så enkelt som möjligt?

Liknande problem uppstår när vetenskapliga artiklar ska skickas in. Jag drar mig ofta för detta moment, inte för forskningen utan för administrationen. Uppgifter som redan finns i manuskriptet ska fyllas i på nytt och kompletteras med olika formulär.

Varje system för sig är kanske hanterbart, men tillsammans bildar de ett lapptäcke där varje ny inloggning innebär att börja om. Det borde vara enkelt. Men alldeles för ofta är det onödigt krångligt.

Det behöver inte vara såhär 

Samtidigt finns undantag som visar att det går att göra bättre. Samma vecka skickar jag in en artikel till Acta Paediatrica, som infört ett nytt system. Några knapptryck räcker. Systemet läser av manuskriptet och fyller i informationen automatiskt. Minimal administration och maximalt fokus på innehållet.

Det går alltså att göra bättre. Därför behöver vi införa Kloka administrativa val i akademin, inspirerat av Kloka kliniska val i vården. De grundläggande frågorna är desamma: Behövs denna blankett? Behövs denna information? Och hur kan vi göra det så enkelt som möjligt?

Administration ska stödja – inte styra

Frågan är högaktuell. Sveriges universitets- och högskoleförbund har visat hur ökad kontroll och detaljstyrning driver byråkratisering. Regeringen har också gett Statskontoret i uppdrag att analysera universitetens och högskolornas administrativa uppgifter. Internationellt driver EU den så kallade once-only-principen, och Storbritannien har genomfört en nationell genomgång av forskningsbyråkratin.

Nu behövs ett samlat grepp i Sverige:

• att Universitets- och högskolerådet får ett tydligt uppdrag att samordna och stödja utvecklandet av digitala och administrativa system inom akademin, med gemensamma krav på användarvänlighet, interoperabilitet och minimerad dubbeladministration.
• att forskningsfinansiärer, med Vetenskapsrådet i spetsen, gemensamt ser över ansökningssystem och processer så att informationskraven blir mer proportionerliga och successiva. Vi bör även systematiskt studera våra ansökningsprocesser för att identifiera de bästa processerna.
• att universitet och högskolor lokalt tar ansvar för att formalia inte tränger undan innehållet, i nära samarbete mellan forskare och administratörer.

Forskning och utbildning är akademins kärnuppdrag. Administration ska stödja verksamheten, inte stå i vägen för den. Kloka administrativa val är ingen lyx – utan en förutsättning för en effektiv och hållbar kunskapssektor.