Underlätta för mindre företag att konkurrera om upphandlingar

Transaktionsdata från Sveriges kommuner, baserad på Tendiums insamlade uppgifter, visar att kommunerna köpte för totalt 137 miljarder kronor från små- och medelstora företag 2019. Av Sveriges 1,2 miljoner företag var det totalt 97 000 små- och medelstora företag som levererade till kommunerna, medan motsvarande siffra för stora företag (företag med 250 anställda och fler) uppgick till 5 000.

Mot bakgrund av att 99,9 procent av alla Sveriges företag är små- och medelstora finns en stor potential att höja dessa siffror. Det genomsnittliga antalet anbud per upphandling är 4.5 – chansen är således stor för små och medelstora företag att göra affärer med det offentliga. Trots detta har endast var tredje av Företagarnas medlemsföretag någon gång lämnat anbud i en offentlig upphandling. Fler vill inte göra det med anledning av att det upplevs för komplicerat och att kraven som ställs är irrelevanta.

Krav begränsar konkurrens

Att skylla på lagstiftningen i detta läge känns väldigt 2010.

Upphandlande myndigheter har en stor palett av åtgärder som kan vidtas för att göra den offentliga affären mer attraktiv. Ofta brister det i tid och resurser hos upphandlarna vilket gör att de sneglar på tidigare genomförda upphandlingar, upphandlingar som redan från början inte var optimalt utformade. Det kan även ha inträtt en hel del förändringar på marknaden sedan det tidigare kontraktet ingicks. Här gäller det att ta vara på möjligheterna till en öppen dialog mellan parterna i offentliga upphandlingar, och avsätta tid och resurser till detta. Genom en proaktiv dialog med näringslivet kan många konkurrensbegränsande krav uteslutas i offentlig upphandling.

Mer dialog behövs

Dialogen kan ske på olika sätt, allt från renodlade anbudsskolor till att upphandlingsdokument skickas ut på remiss till näringslivet. De nya upphandlingsreglerna inom det icke direktivstyrda området, som träder i kraft den 1 februari 2022, innehåller dessutom en ny bestämmelse om just dialog. Dialog kan exempelvis omfatta rättelser av fel, förtydliganden och kompletteringar av anbud. Genom att använda möjligheterna till dialog i den nya lagstiftningen ökar med största sannolikhet även attraktionskraften till den offentliga affären.

När det gäller själva kravställandet är det viktigt att upphandlare ställer sig frågan ”Uppfyller kravet verkligen syftet och vilka företag väljer man i sådana fall bort?”. Genom att göra denna tankeloop skulle färre konkurrensbegränsande krav ställas och därmed skulle fler få chans att vara med. Vissa krav har en direkt hämmande effekt på konkurrensen, såsom exempelvis extensiva krav på tidigare referenser.

Andra typer av krav som direkt påverkar antalet anbudsgivare är detaljerade krav över exempelvis hur en produkt ska vara utformad. Genom att ställa så kallade funktionskrav ges leverantörerna i stället en möjlighet att få förklara ”huret”, så att upphandlande myndigheter kan fokusera på att beskriva sitt kommande behov av en viss vara, tjänst eller byggentreprenad.

Öka antalet anbudsgivare

Den upphandlande myndigheten har mycket att vinna genom att tillvarata de möjligheter som finns inom upphandlingslagstiftningen och aktivt bidra till att öka antal anbudsgivare i offentlig upphandling. Lagstiftningen ger dessa verktyg, det gäller att gå från ord till handling. Att skylla på lagstiftningen i detta läge känns väldigt 2010.