Arbetsmarknad
Sätt samman rätt team – kvalitet över kvantitet
Vilka personer som deltar i projektet kan avgöra hur lyckat systembytet blir. Ofta involveras enbart chefer, men utan detaljkunskap om hur det nuvarande systemet används i praktiken kan det leda till missade behov och onödiga komplikationer.
Ett effektivt team består av tre till fyra personer med bred förståelse för verksamheten och djup kunskap om ekonomiprocesserna. Sedan kan experter på exempelvis reskontra, integrationer eller controlling bjudas in vid behov, säger Johanna Halldén.
Hon betonar också vikten av en projektledare som har helikopterperspektiv, kan fatta beslut och inspirera andra när systemet lanseras internt.
Avsätt tid – en underskattad faktor
Många företag underskattar hur mycket tid ett systembyte kräver, både i förberedelse och implementering. Det handlar inte bara om tekniken utan även om att förstå och optimera de egna processerna.
Den största tidsåtgången ligger i kartläggningsfasen. Vi ställer många frågor och behöver information från det befintliga systemet. Om tiden inte avsätts för detta blir det lätt en frustrerande process, förklarar Johanna.
En vanlig fallgrop är att medlemmarna i projektgruppen försöker hantera systembytet vid sidan av sina ordinarie arbetsuppgifter. De företag som lyckas bäst är de som frigör en eller två dagar i veckan för projektet och ser till att andra kan ta över vissa dagliga sysslor under en övergångsperiod.
En vanlig fallgrop är att medlemmarna i projektgruppen försöker hantera systembytet vid sidan av sina ordinarie arbetsuppgifter.
Fokusera på målbilden – släpp gamla vanor
Många går in i ett systembyte med inställningen att det nya systemet ska återskapa det gamla arbetssättet. Men ett nytt system innebär nya möjligheter och kan effektivisera processer om man vågar tänka nytt.
Jag rekommenderar att ha ett öppet sinne. Workshops är ett bra sätt att identifiera förbättringspotential. Genom att visualisera hur det kan se ut i det nya systemet blir det lättare att omfamna förändringen, säger Johanna.
Tid är pengar – så optimerar du processen
Den största kostnaden vid ett systembyte är tiden – både den ni själva lägger och den konsulttid ni köper in.
För att hålla projektet kostnadseffektivt, tänk på följande:
- Samla rätt team – en samstämmig grupp med tydlig ansvarsfördelning sparar tid.
- Prioritera projektgruppen – välj personer med insikt i processerna och undvik att CFO:n blir ensam flaskhals.
- Håll fokus på målbilden – detaljfokus och interna konflikter bromsar projektet.
- Strukturera arbetet – utse en ansvarig för avstämningar och beslutsfattande.
Jag vet att jag är tuff nu, men det är för att jag vill våra kunders bästa! Det mest resurseffektiva sättet att byta affärssystem är att vara förberedd, strukturerad och målfokuserad, avslutar Johanna.
