Ledarna: Chefer har för många arbetsuppgifter

Att vara chef är ett alltmer komplext uppdrag. Chefer förväntas lägga mer tid på allt, utan att tid frigörs från annat. Och trots att det finns ett tydligt och växande behov av kompetensutveckling för chefer har endast en fjärdedel individuella planer för sin egen kompetensutveckling. Det visar Ledarnas rapport Framtiden efter det nya normala där vi har sammanställt fler än 5 000 chefers svar hur de ser på sitt arbete och sina organisationer i dag samt vad de tror om utvecklingen de kommande tre åren.

Chefen har avgörande betydelse

Att vara chef är ett roligt och stimulerande arbete. Det förutsätter ständig utveckling och innebär krävande och kvalificerade uppgifter. Men för att nå resultat behöver även de skickligaste chefer ha rätt organisatoriska förutsättningar. Det finns gott om forskning som visar på chefens avgörande betydelse för trivsel, resultat, kvalitet, arbetsmiljö, motivation och innovationskraft på arbetsplatsen.

Detta är den tredje rapporten i en serie framtidsrapporter som är en av de mer omfattande genomlysningarna av tillståndet på den svenska arbetsmarknaden och ger ett unikt perspektiv på den pågående strukturomvandlingen. Sammantaget visar Ledarnas rapport att chefsuppdragen blir alltmer komplexa. Omvärlden förändras i allt snabbare takt och i den hybrida verkligheten blir arbetet mer splittrat i tid och rum när många medarbetare kan arbeta på olika tider och olika platser.

Chefernas samlade bedömning är att både omfattning och frekvens av distansarbete kommer att öka inom tre år. De tror också att fler anställda i högre grad kommer att anpassa sina arbetstider individuellt. En majoritet av cheferna upplever att deras arbete påverkats positivt av distansarbete, men de oroar sig för relationen till medarbetare och är splittrade kring hur organisationens produktivitet påverkas av ökat distansarbete på längre sikt.

Mer tid på administration

Cheferna bedömer också att de kommer att behöva lägga mer arbetstid på administration och uppföljning. Samtidigt bedömer de att de även behöver lägga mer tid på det strategiska arbetet samt coachning och utveckling av medarbetarna. Chefer förväntas alltså lägga mer tid på allt utan att tid frigörs från annat – det är en ekvation som inte går ihop.

Expertfunktioner som borde vara stödjande – såsom HR, ekonomi och kommunikation – upplevs av många chefer som en källa till ytterligare arbetsuppgifter.

Första linjens chefer bedömer i än högre grad att den administrativa arbetsbördan kommer att öka, jämfört med högre chefer och chefer på organisationsledningsnivå. En förklaring till detta kan vara att det framför allt är för dessa chefer som det administrativa stödet i många organisationer har rationaliserats bort.

Expertfunktioner som borde vara stödjande – såsom HR, ekonomi och kommunikation – upplevs av många chefer som en källa till ytterligare arbetsuppgifter. Det är riktlinjer och policys som ska följas upp och uppdrag som ska redovisas. Vi måste fråga oss hur stödet till chefer kan förbättras och hur expertfunktionerna kan bli ett stöd för cheferna.

För stora medarbetargrupper

Den snabba förändringstakten på arbetsmarknaden ökar också behovet av kontinuerlig kompetensutveckling. Därför är det anmärkningsvärt att bara var fjärde chef har en plan för sin egen kompetensutveckling. Ska vi lyckas attrahera de bästa cheferna måste chefsuppdragen vara attraktiva. I det ligger att uppdragen medger tid för det som är chefens verkliga uppdrag – att leda och utveckla medarbetare och verksamhet och nå förbättrat resultat. Om uppdragen är begripliga, hanterbara och meningsfulla blir chefsrollen hållbar över tid och chefer kan ha möjlighet att stanna i yrket under lång tid.

Arbetsgivare som vill lyckas behöver granska organisationen och chefernas förutsättningar och synliggöra även chefers arbetsmiljö. Arbetsgivare måste förebygga ohälsosam arbetsbelastning också för chefer. Det är inte hållbart att ständigt skala bort administrativt stöd och addera arbetsuppgifter som inte hör till uppdraget. I stället behöver man ge chefer tillgång till stödfunktioner för att minska det administrativa ansvaret. Inom många verksamheter, inte minst i kommunal verksamhet, behöver medarbetargrupperna minskas och anpassas till vad verksamheten kräver. Och sist men inte minst viktigt, se till att chefer, oavsett nivå, har tillgång till beslutsfattare på nästa nivå för dialog och informationsutbyte.

Gör det möjligt att utöva ett gott ledarskap med rätt förutsättningar. Det lönar sig för chefer, medarbetare, verksamheter och samhället i stort.