Företagen kan få betala notan för myndighetsflytt

OMLOKALISERING. Stora personalavhopp riskerar att leda till en dyr nota när regeringen flyttar E-hälsomyndigheten till Kalmar, en nota som delvis kan hamna på läkemedels- och apoteksbranschen. Styrelseordförande Lena Lundgren säger att man avvaktar med att begära extra anslag från regeringen.

E-hälsomyndigheten har redan i dag relativt stora konsultkostnader, eftersom det är svårt att rekrytera personal. När delar av myndigheten under nästa år ska omlokaliseras är det få i personalstyrkan som tänker rycka upp bopålarna i Stockholm och följa med till Kalmar. Det kommer att kraftigt öka kostnaderna för konsulter, konstaterar E-hälsomyndigheten i en konsekvensanalys.

Sedan beskedet från regeringen i juni om att myndigheten ska flyttas har uppsägningstakten på myndigheten stadigt ökat, den 31 oktober var antalet uppe i 25 medarbetare som antingen sagt upp sig eller begärt tjänstledigt för annan statlig tjänst. Även generaldirektören Torsten Håkansta har meddelat att han avgår med anledning av regeringens beslut.

Totalt uppskattar E-hälsomyndigheten kostnaderna för flytten till Kalmar till 220 miljoner kronor, varav konsultkostnader utgör 127 miljoner kronor. Övriga poster är bland annat extra och dubbla lokalkostnader i en övergångsfas, rese- och boendekostnader för personal och arbetsbefriad personal.

Nytecknat hyreskontrakt i Stockholm

Myndigheten som startade så sent som år 2014 har redan hunnit med en flytt, inom tullarna i Stockholm. I somras flyttade E-hälsomyndigheten från Ringvägen till S:t Eriksgatan och har ett nytt hyreskontrakt som sträcker sig fem år framåt. Diskussionen om en omlokalisering av myndigheten har pågått sedan starten, bland annat starkt pådriven av tidigare styrelseledamoten tillika tidigare landshövding i Kalmar, Stefan Carlsson. Men enligt Lena Lundgren, ordförande för E-hälsomyndighetens styrelse och hälso- och sjukvårdsdirektör i Region Östergötland, var det nödvändigt att skriva på ett femårigt hyreskontrakt för nya lokaler.

– Myndigheten behövde moderna, funktionella lokaler för att kunna driva en effektiv verksamhet. Det handlar om lokaler i Stockholms city, så risken är inte så stor att man ska behöva bli sittande med de extra kostnaderna hela perioden, säger hon till Altinget.

Kan kräva avgiftshöjningar

Regeringen planerar att skjuta till 30 miljoner kronor extra under nästa år och en lika stor summa för 2018. Hur stor skillnaden blir i slutändan återstår att se, enligt Lena Lundgren.

– Nu gör vi en detaljplanering. Ser hur det ser ut och hur det fungerar. Det är en dynamisk process, säger hon.

Exakt varifrån de resterande 140 miljoner kronorna, som myndigheten beräknar kommer att behövas, ska tas är oklart. Regelverket för finansieringen av en omlokalisering, för en verksamhet som finansieras med både anslag och avgifter, är komplext, skriver E-hälsomyndigheten i sin analys.

E-hälsomyndigheten har vänt sig till Ekonomistyrningsverket, som menar att de extra kostnaderna ska bäras av både den anslags- och av den avgiftsbelagda delen av verksamheten. Enda sättet att undvika att aktörerna, till exempel apotek och läkemedelsföretag, påverkas negativt genom höjda avgifter är att regeringen skjuter till ännu mer pengar i ett särskilt anslag, skriver E-hälsomyndigheten.

Myndigheten kommer inte att äska mer pengar från regeringen i närtid, enligt Lena Lundgren.

– När vi ser närmare var vi hamnar, då kan vi vända oss till regeringen. Nu arbetar vi på och ser till att alla är maximalt informerade under resans gång, säger hon.

Risk för störningar

Förutom de stora kostnaderna som flytten medför, så är det ingen enkel flyttprocess som E-hälsomyndigheten ser framför sig. I dag är tillförlitligheten god för de tjänster, så som recept-, produkt- och sortimentsregister, som E-hälsomyndigheten har ansvar för, enligt rapporten. Riskerna för störningar och driftstopp är mycket stor i flyttprocessen, då viktiga medarbetare riskerar att sluta.

– En handlingsplan ska tas fram för varje risk, så att de inte inträffar, säger Lena Lundgren.

Här är de höga och mycket höga risker som E-hälsomyndigheten ser med anledning av flytten, enligt myndighetens egen konsekvensanalys:

Mycket hög risk

  • Svårighet att hantera störningar i tillförlitlighet och tillgänglighet då medarbetare slutar
  • Nyckelpersoner slutar innan kompetens- och erfarenhetsöverföring har genomförts
  • Otrygghet bland medarbetarna när kompetenta kollegor och ledare slutar
  • Svårigheter att genomföra myndighetens uppdrag på grund av brist på resurser kompetens och erfarenhet när medarbetare slutar och omlokaliseringsarbetet prioriteras
  • Medarbetare och konsulter slutar med kort varsel eller många samtidigt
  • Beroendet av konsulter ökar när medarbetare slutar vilket innebär osäkerhet om myndighetens förmåga att leda och styra verksamheten
  • Myndigheten hinner inte rekrytera och utbilda den kompetens som krävs i Kalmar innan medarbetare slutar i Stockholm
  • Omlokaliseringsarbetet kan inte genomföras enligt plan på grund av att finansiering saknas

 

Hög risk

  • Bristande effektivitet när verksamhet bedrivs på två orter (under en period) samtidigt som omlokaliseringsarbetet är prioriterat
  • Låg motivation hos anställda skapar svårighet att bedriva en effektiv verksamhet
  • Olika arbetssätt i samordningsuppdragets organisation och i den övrig löpande verksamheten samt brister i samverkan skapar ineffektivitet
  • Omlokaliseringsarbetet kan inte genomföras enligt plan när förutsättningar som myndigheten inte kan styra över ändras och beslut om hur dessa situationer ska hanteras uteblir eller blir försenade

Ny generaldirektör till Kalmar

En av de medarbetare som har bestämt sig för att lämna myndigheten med anledning av omlokaliseringen är alltså generaldirektör Torsten Håkansta. Regeringen har annonserat efter hans efterträdare och ansökningstiden gick ut i oktober. Enligt annonsen ska generaldirektören vara placerad i Kalmar, tillsammans med myndighetens huvudkontor och verksamheterna för register och it-funktioner kommer att flyttas till Kalmar. De är de delar av myndigheten som rör samordning av regeringens satsningar på e-hälsoområdet kommer blir kvar i Stockholm.

Forrige artikel Skakig säkerhetspolitik efter Trump-seger Skakig säkerhetspolitik efter Trump-seger Næste artikel De unga måste involveras om medierna vill fånga in dem De unga måste involveras om medierna vill fånga in dem